Interview Collaborateur 

Ton parcours

Quel est ton parcours pro ?

Je possède de nombreuses expériences professionnelles diverses : 

J’ai commencé mes études en logistique & transport durant 4 ans puis j’ai déménagé au Canada où je suis restée 10 ans. De retour en France, il m’a été facile de trouver un poste d’assistante de gestion dans le commerce. Mais finalement, ce monde ne me plaisait pas tant qu’à ça (Oui, je suis indécise ! Rire).

Par la suite, j’ai compris que le monde du livre m’attirait beaucoup, tout autant que l’aspect « portail documentaire » et informatique plus technique. J’ai donc fait un DU en technique documentaire et médiation culturelle avec mes économies et en continuant à travailler à mi-temps. Cette année m’a énormément ravie, j’ai beaucoup appris, en peu temps, de manière très intense. Je n’ai pas été déçue.

Je suis retournée à l’université pour faire un DUT d’information communication, appelé GIDO (gestion de l’information et du document dans les organisations). J’ai donc été complètement formée en tant que documentaliste en entreprise (Contenu web, publication sur les outils, veilles documentaires sur des bases plus axées brevet, laboratoires et recherches). 

J’ai eu la chance d’être prise en stage dans un pôle du CNRS. Une fois terminé, je suis rentrée à la Cour des comptes, je faisais un travail de bibliothécaire (assistance documentaire avec les magistrats) mais ce qui m’a beaucoup plus a été le développement et l’animation de leur portail documentaire, en tant que Webmaster. 

Par-là suite, je suis rentrée par hasard chez EDF et j’ai découvert le métier de document controller. J’ai passé 1 an chez eux, puis j’ai découvert OSC en échangeant au téléphone avec Guillaume Vérité (directeur Associé de OneSide) lors d’une de ses prospections. 

Je suis repartie au Canada et dès mon retour en France je m’en suis souvenu et j’ai rappelé en premier OneSide qui m’a fait passer un entretien et permis de faire partie de l’aventure. (Je me souviens même de la date exacte)

Depuis, je n’ai jamais quitté OneSide. Cela fait 7 ans maintenant. 

Ton métier

Comment résumerais-tu ton métier et tes missions ?

(Ça ne va être facile ! rire…) 
A chaque fois qu’un projet démarre, de la documentation numérique va être produite, commentée, corrigée et échangée avant et pendant que la construction du projet est en route. Tout document entrant ou sortant, passe par le pôle Document Control. Cela permet d’en contrôler la qualité, de sécuriser les données, de hiérarchiser les informations, de tracer toutes les actions, ainsi que de s’assurer que les personnes qui en ont besoin aient la bonne version du document pour travailler. Il y a un énorme volume de documentation dans de nombreuses disciplines métier (construction). Instrumentation, électricité, génie civil, tuyauterie.

Moi, je gère le circuit des documents (appelé Workflow) entre les ingénieurs, le client du projet, mais également les autres intervenants (fournisseurs, marchés de travaux…). Il faut donc en équipe se mettre d’accord sur la gestion de ces flux de documentation. Des règles seront imposées, des procédures émises en fonction des exigences du client. (Codification des documents, délai de réponse aux commentaires, échéances etc.)

Notre interface documentaire sera donc paramétrée aussi en fonction de ces exigences. Des modèles de documents à utiliser par tous les intervenants seront créés, ainsi qu’une numérotation interne propre au projet (le client lui aussi a son système de référencement, il est souvent d’usage d’appliquer une double numérotation sur chaque document). Nous formons aussi les ingénieurs et les partenaires externes à l’utilisation de notre interface. Nous contrôlons leurs documents, en vérifiant les standards documentaires et le respect des procédures (fichier natif à joindre, versioning logiciel, copyrights etc.). De plus, nous enregistrons/archivons et diffusons les informations aux personnes concernées (ce qui nous permet d’avoir une traçabilité). 

Nous gérons aussi les commentaires du Client et les réponses apportées par les ingénieurs. À la fin du projet, nous nous occupons de la documentation finale (une des étapes ou le volume de documents est extraordinaire.). Cette documentation finale est remise sur support externe au client (CD Rom, clé USB etc.) mais peut parfois être, en complément, également sur papier !

Très souvent, quand nous travaillons sur des projets, le client possède lui aussi ça propose base documentaire et souhaite que les documents soient dupliqués et partagés via sa base. Je dois donc aussi apprendre à gérer l’outil/base de données du client, en plus de sa propre méthode d’enregistrement, d’indexation et de diffusion de documents.

Pour la petite histoire (rire), je démarre le 7 février une nouvelle mission, avec un client dont je sais déjà gérer la base. C’est une aubaine, un super point ! 

Quelle est la mission dans laquelle tu te sens le plus à l’aise dans ton métier ? 

(La mission dans laquelle je me sens la plus à l’aise et qui me plaît le plus ? À mon avis, il y en aurait deux…) 

– Les débuts de projets, que j’aime beaucoup. Car on ne sait jamais sur qui on va tomber ou comment ils travaillent. Le fait de réfléchir à comment m’adapter à la demande du client me plaît. 
-Tout l’aspect de paramétrage, le fait d’avoir la main sur le paramétrage des bases de données informatiques (en tant que Lead Document Controller). Ainsi que l’étroite collaboration avec le service informatique me plaît beaucoup. Je peux par la suite être force de proposition sur des évolutions ou des changements de celles-ci. 

Quelles sont les différentes difficultés auxquelles tu as dû faire face lors de tes missions pour OneSide ? 

La première des difficultés est la méthode de gestion documentaire du client, qui peut être très différente. Parfois, on se retrouve bloquer et trouver une solution est difficile sans marge de manœuvre. 
Ma plus grande difficulté en tant que Lead Document Controller est d’être multi-projet. Car l’implication est double ainsi que la charge de travail. Selon les budgets alloués, on peut faire 50% sur un projet, 30% sur un autre, 20% sur un dernier. J’ai déjà travaillé sur 4 projets en même temps ! Un travail pharamineux… 

Dur de gérer les priorités et les multiples urgences. Même si finalement, je m’y suis faite ! 

Avantages et inconvénients chez OneSide

Quels sont les avantages et inconvénients de travailler en tant que consultante chez OneSide ? 

OneSide est une entreprise à taille humaine, qui est familiale et agréable avec des Ingénieures d’Affaire à l’écoute. Tout comme le reste des équipes. Par exemple : en 2016, j’ai eu envie de quitter Paris et OneSide m’a trouvé une solution en quelques heures. Toutes les personnes que j’ai connues ont toujours su trouver des solutions à mes soucis. J’aime la stabilité et je me sens bien chez OSC. 

Au niveau des inconvénients, là, je bloque (rire). Je n’ai que des plus à partager avec vous! 

Exercice du métier dans des environnements différents

Comment arrives-tu as exercé ton métier durant cette période de pandémie ?

Pour ma part, ça a été très facile de travailler en Télé Travail. Car j’avais l’habitude de travailler sur TEAMS (pour le tchat et les réunions internationales). Ce qui n’a pas changé grand-chose. 
Cependant, j’avais l’appréhension de ne pas pouvoir bien travailler avec mon Wifi. 
Car les bases de données sont lourdes et certains fichiers lourds à télé verser. 

Comment arrives-tu as rallier vie perso et vie professionnelle ? 

Tout dépend du moment, parfois il y a beaucoup de stress. Parfois, je dois freiner ma cadence et réduire ma dose de travail. 
Étant donné que tous les documents passent par nous et que le client donne parfois des deadlines assez restreints, je suis effectivement amené à être stressée ou sous pression. Cela peut arriver, OneSide a pu m’appuyer pour le signaler diplomatiquement où j’étais en poste.

 

Cindy, Document Controller, chez OneSide depuis 7 années